Google Drive - съвместна работа върху документи


10.11.2014 | прочетено: 1922 | категория: Полезно за Android
етикети: google drive, офис приложения, приложения за смартфон, Microsoft Office

С Google Drive можем да вършим работа дори в движение.

Ако сте се сдобили с Revo устройство, за да улесните работата си, то вероятно вече използвате Google Drive. Облачната услуга на Google наистина увеличава в пъти продуктивността ни, защото ни позволява лесно да създаваме, редактираме и споделяме файлове, както и да работим с други хора по общ проект.

На пръв поглед, мобилният интерфейс на Drive може да ви се стори труден за навигация върху малкия екран на таблета или телефона ви, но всичко е въпрос на една първоначална ориентация и свикване. Тук ще изброим най-полезните функции на Drive и ще ви помогнем да разберете как точно да ги ползвате.

Създаване на документ

В лентата с инструменти в приложението Drive ще видите бутон с означение „+”. При натискане този бутон отваря опцията Add new, с която се започват нови документи. Файловете, които създаваме, могат да бъдат подреждани в папки (затова е опцията Folder). Изберете опцията Document или Spreadsheet и файлът ще се създаде в папката, в която сте в момента. Първата опция ви позволява да пишете писма, доклади, CV-та и какво ли още не. На разположение имате опростен редактор на текст с лента с инструменти в горната част на екрана, с клавиатура – в долната и с място за редакция по средата. Не се притеснявайте, че липсва опция за съхраняване – Drive автоматично запаметява текста още докато го пишете. Просто натиснете бутона Done щом сте готови.

Съвместно създаване на документ

Ако искате да създадете документ с още някого, няма никакъв проблем. Колаборацията е една от основните идеи зад Drive. За да добавите още хора, натиснете иконата „i” в долния десен ъгъл на миниатюрата на документа и отдясно ще се отвори панел. В раздела Who has access натиснете Add people и изберете един или повече хора от списъка си с контакти. Няма нужда да изписвате пълните им имена – просто започнете и ще изскочи списък с предположения. По-долу, пък, можете да определите дали останалите хора могат само да разглеждат документа или и да коментират или да имат пълно правомощие за редактиране.

Споделяне на файлове

За да споделите файл с други хора, отворете списъка с готови документи в Drive и задръжте пръстта си върху името на избрания от вас документ. Ще се появи меню с различни действия, които можете да предприемете. Изберете Send link и ще се появи цял списък с начини, по които да споделите файла. Списъкът включва Facebook, Twitter, Gmail, Hangouts и други. Изберете метод и ще се създаде ново съобщение с въведен в него линк към документа. Само хора, на които сте дали правомощие да разглеждат документи (вижте точка 2), ще могат да получат достъп до файла, отваряйки въпросния линк.

Съхраняване на файлове

Ако някой ви изпрати имейл с прикачен файл, лесно можете да съхраните този файл - просто натиснете иконата с трите точки отдясно. Подобни прикачени файлове и, разбира се, всякакви други файлове в телефона или таблета ви могат да се качват в Drive, за да се пазят онлайн. Ако искате да се възползвате от тази опция, отворете Drive, след това отворете папката, в която искате да съхраните конкретен файл и натиснете бутона с означение „+” в горната част. Изберете Upload и ще ви бъде дадена възможност да изберете изображения, аудио, снимки, изтеглени файлове и други. Ако изберете Downloads, например, ще можете да качите в Drive изтеглени от интернет или от имейл файлове. Просто ги изберете и те ще се качат в облака.

Промяна на настройките

Настройките на Drive се помещават в подменюто Settings, което можете да отворите натискайки бутона за меню (трите точки). Има най-различни настройки. Enable encryption, например, криптира съдържанието на документите, така че ако някой придобие телефона ви, да не може да прочете нищо. Cache size определя с колко място разполагате за съхраняване на файлове – увеличете това място ако устройството ви разполага с много памет и, съответно, го намалете ако вече нямате толкова много място. Transfer files only over Wi-Fi ще направи така, че да не можете да използвате Drive в 3G мрежа – това ще се отрази добре на месечната ви сметка.

Редактиране на документи

Документите могат както да се създават, така и да се редактират на всяко едно устройство, използващо Drive. Това означава, че можете да започнете документ на компютъра си вкъщи и да го довършите в кафенето, например. Просто намерете документа в приложението Drive и го отворете, за да го редактирате. В горната част е меню лентата, в долната е клавиатурата, а по средата е документът. Приплъзвайки пръста си наляво или надясно по меню лентата можете да разглеждате наличните инструменти за редакция. Натиснете някъде в текста и изберете Fonts>Styles, за да обособите стил на заглавието или подзаглавието или пък на основния текст. Отделна дума можете да маркирате като задържите пръста си върху нея. За да маркирате повече текст около нея просто дръпнете маркерите пред и зад нея. Drive ви позволява да удебелявате или накланяте шрифта, да копирате и изрязвате текст, да съставяте списъци и какво ли още не. След като сте готови, натиснете Save и се върнете към основния екран натискайки бутона горе вляво.

Използване на други приложения

Документи от Drive могат да се отварят и през други приложения. Добър пример е Quickoffice – напълно възможно е да го имате инсталиран в телефона или таблета си. Отворете го, след това натиснете Open и ще видите опцията Open from, от която можете да изберете източник на файлове. Drive ще присъства в списъка. Ако го изберете, ще можете да отворите или вашия Drive или файловете, споделени с вас от други хора. Изберете My Drive за вашите собствени файлове и там ще ги намерите подредени в папки. Това конкретно приложение е направено специално за редакция на документи създадени в Microsoft Office – там такива документи могат да се отварят, редактират и съхранят обратно в Drive. Опцията да отворите файл през Drive е част и от много други приложения.




Смартфони

Таблети